La communication externe est définie comme l’ensemble des actions informatives que l’entreprise adresse aux acteurs et agents extérieurs à l’entreprise, des consommateurs et fournisseurs aux investisseurs ou à la société. Le but est de générer, maintenir ou renforcer les relations entre l’entreprise et les différents publics.
La base de la communication externe
Pourquoi un client choisit-il l’une ou l’autre marque avec des prix et des caractéristiques similaires ? En partie à cause de la communication externe. Les consommateurs stockent dans leur mémoire les messages qu’ils ont reçus au fil des ans de la part des marques (publicités télévisées, communiqués de presse, posts Facebook…). Ce qui les amène à choisir le produit qui, pour eux, a la meilleure réputation. D’où l’importance de soigner et de promouvoir une communication d’entreprise en faisant appel à des professionnels comme La Superboite.
Mais qu’est-ce que la communication externe ?
La communication externe est intégrée dans la communication institutionnelle des organisations. Alors que la communication interne s’attache à faciliter la circulation de l’information entre les différents employés et responsables de l’entreprise. La communication externe vise à améliorer l’image de marque. Et elle est liée aux relations de l’entreprise avec les autres parties prenantes : consommateurs, fournisseurs, actionnaires et société en général.
Dans ce sens, les experts définissent la communication externe comme « le processus qui s’établit entre l’entreprise et l’opinion publique dans son ensemble. Le but est d’informer sur différents aspects de la vie de l’entreprise, qui pourraient affecter ou intéresser la société en général.
D’autres comprennent ce type de communication comme l’interrelation des éléments constitutifs du milieu interne, avec ceux qui existent dans le milieu externe, d’une manière particulière ou d’une manière générale. C’est comme la représentation d’un tout.
Objectifs de la communication externe
La communication externe ne vise pas seulement à fournir des informations aux parties prenantes. Elle doit être conçue comme un processus bidirectionnel d’envoi et de recherche de données. A travers les sorties vers l’environnement externe, l’organisation en profite avec les apports directs de ses produits ou services. De manière indirecte, cela permet de résoudre des problèmes sociaux en société avec la richesse qu’elle crée et qui est distribuée équitablement dans la société. Elle rend les symboles et les valeurs qu’elle a pris à la société et les rend enrichis et transformés dans une relation dialectique systématique et continue.
Lignes directrices pour la communication externe
Aujourd’hui, bien que la communication externe ait traditionnellement fait référence aux communiqués de presse, au standard téléphonique des ventes ou à la publicité, les nouvelles technologies ont ouvert la porte à une variété beaucoup plus grande d’outils ou de canaux. Cela permet de maintenir le flux d’informations avec les parties prenantes.
Nous sommes à l’ère de la communication externe globale. Cette ère est caractérisée par une profusion d’informations, où le travail des responsables de ce domaine doit être régi par les principes fondamentaux suivants :
Un message uniforme : le département de la communication externe doit concevoir un plan de communication dans lequel il définit les valeurs, les attributs et les styles (c’est-à-dire l’image de l’entreprise) qui marqueront toutes les informations.
Adaptation aux différents canaux d’information : bien que les idées transmises soient homogènes, les messages doivent être personnalisés, en fonction de l’outil à utiliser et du public cible.
Timing : afin d’obtenir le plus grand impact possible, la planification de la communication externe est essentielle. Les entreprises doivent donc étudier non seulement comment elles envoient leurs messages, mais aussi quand.